Benify

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Déclaration d’intention

Benify est fier et apprécie le fait de traiter les données personnelles avec un très haut niveau d’intégrité. Dans cette politique, Benify démontre la manière dont nous traitons les données personnelles et nos principales responsabilités juridiques.


Termes et définitions clés

Il est essentiel de connaître certains termes juridiques clés afin de comprendre cette politique. Veuillez trouver la description de ces termes ci-dessous.

Données personnelles

Les données personnelles sont des informations reliées à une personne physique identifiée ou identifiable ou à un sujet de données. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, soit directement, par exemple avec un numéro de sécurité sociale, ou indirectement, en utilisant à la fois les données et les autres informations en possession du contrôleur de données. Certaines catégories spécifiques de données personnelles, notamment les données relatives à l’origine raciale ou ethnique, l’appartenance syndicale, la sexualité, les conditions de santé mentale et physique, les convictions religieuses sont considérées données sensibles. Ce type de données nécessite un niveau de protection et garanties plus élevé.

Traitement

Le traitement de données personnelles comprend toutes les opérations ou ensemble d’opérations réalisées sur les données personnelles, qu’elles soient automatiques ou non. Ainsi, le traitement intègre la communication par transmission, la structure, la modification, le stockage et beaucoup d’autres activités réalisées sur les données personnelles.

Contrôleur

Le contrôleur est la personne physique ou juridique qui détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles. Le contrôleur est en droit d’avoir recours à d’autres parties pour le traitement des données personnelles pour son compte. Un tel parti est appelé un processeur. Le processeur agit ainsi sous l’autorité du contrôleur et est seulement autorisé à traiter les données personnelles du contrôleur sous les instructions du contrôleur ou si la loi en vigueur l’exige.


Pourquoi Benify traite les données personnelles ?

Benify fournit un logiciel en mode SaaS (Software as as Service) à nos clients afin de les aider à améliorer et gérer la rémunération de leurs collaborateurs, et donc de renforcer leur marque employeur. Les services sont fournis sur le portail digital d’avantages Benify où les collaborateurs de nos clients se connectent en tant qu’utilisateur final pour visualiser et gérer leurs rémunérations et leurs avantages sociaux. Par conséquent la prestation de ces services oblige Benify à traiter les données personnelles de ses clients en s’identifiant aux collaborateurs de ses clients en tant que sujets de données. Ainsi, chaque client est le contrôleur du traitement de ses données personnelles et Benify est engagé comme processeur et agit sous l’autorité et pour le compte de ses clients. Quand les utilisateurs finaux se connectent au portail d’avantages pour la première fois, ils sont informés du rôle des clients en tant que contrôleurs. Le rôle de Benify est celui de processeur et et son objectif premier est le traitement des données personnelles.


Comment Benify traite les données personnelles ?

Le portail d’avantages est adapté selon les demandes de services de chaque client. Par conséquent, les activités de traitement effectuées par Benify sont différentes d’un client à l’autre, mais de manière générale elles se composent des opérations suivantes (sans se limiter à) :

• Recevoir les données personnelles relatives aux utilisateurs finaux du portail de la part des clients et des utilisateurs finaux eux-mêmes
• Intégrer les données personnelles dans le portail d’avantages pour configurer les comptes individuels et par ailleurs pour personnaliser l’expérience sur le portail
• Administrer les demandes et les transactions financières relatives aux commandes réalisées par les sujets de données dans le portail d’avantages, et transmettre les données en retour au client
• Développer de nouveaux outils, produits et services pour nos clients
• Communiquer avec les utilisateurs finaux et les administrateurs chez les clients concernant l’utilisation du portail d’avantages

Benify traite seulement les données personnelles des clients afin de leur fournir nos services de traitement digital de la rémunération et des avantages, et seulement conformément aux instructions de nos clients, ou selon la loi en vigueur. Une fois autorisé par nos clients à traiter les données personnelles, et dans une optique d’évolution constante, de tests et de résolution des problèmes du portail d’avantages, Benify, dans la mesure du possible utilise des données fictives, anonymes ou agrégées. Les activités de traitement de Benify sont régies par l’Accord de Traitement des Données écrit entre le client et Benify. Ces accords prévoient que Benify agisse comme processeur sous l’autorité du contrôleur et doit être conforme aux instructions du client et l’autorité compétente en matière de protection des données. Cela implique également d’autres obligations pour Benify en matière de traitement des données personnelles afin d’assurer le respect des droits à la vie privée et des routines sécurisées. Puisque Benify traite seulement les données personnelles de ses clients en tant que processeur, et que le client est le contrôleur qui détermine les finalités et les moyens du traitement, qui signifie que le traitement est nécessaire pour la réalisation des contrats avec les clients, aucune autorisation n’est nécessaire de la part des sujets de données pour la réalisation des opérations de traitement de Benify.


Consentement individual des fournisseurs indépendants

Les enteprises qui offrent leurs produits et services dans le portail sont des fournisseurs indépendants. Ils ne sont pas des sous-traitants de Benify mais ils ont passé un accord de coopération avec Benify en vertu duquel ils peuvent offrir leurs produits et services dans le portail d’avantages via un marché numérique pour les clients et les utilisateurs finaux. Le fournisseur est donc la contrepartie contractuelle en relation avec les commandes effectuées dans le portail, et non pas Benify. Afin de finaliser une commande sur le portail, un utilisateur final doit donner son consentement au fournisseur pour (i) accéder aux données personnelles pertinentes relatives à l’utilisateur final et (ii) traiter les données personnelles afin de remplir ses obligations envers les utilisateurs finaux. Le consentement est donné lors d’une étape distincte dans le processus de commande. Si l’utilisateur final l’autorise, Benify enverra la commande au fournisseur et fournira les données personnelles pertinentes relatives à l’utilisateur final au fournisseur. Quand une commande est finalisée par l’utilisateur final, le fournisseur est le contrôleur des données personnelles qu’il a reçu. Le fournisseur est par conséquent responsable de la détermination des finalités et moyens du traitement de ces données.


Sous-traitant

Tous les sous-traitants engagés par Benify qui vont traiter les données personnelles sous l’autorité de Benify, et pour le compte de Benify devront signer un accord séparé de Loi sur la Protection des Données (DPA) avec Benify. En vertu de cet accord, les sous-traitants acceptent de respecter les instructions des contrôleurs de données pertinents et des lois en vigueur pour la protection des données. Benify est obligé de tenir ses clients informés de tous les sous-traitants impliqués dans le traitement de leurs données et les clients ont le droit d’élever une objection au traitement réalisé par un sous-traitant.


Stockage des données et transfert

Benify stock et traite seulement les données personnelles dans le cadre de l’Espace Économique Européen (EEE). Il n’y a pas de données personnelles transférées vers aucun pays tiers en dehors de l’EEE. Les centres de données de Benify sont situés en Suède et en Allemagne.


Sécurité des données

La sécurité des données personnelles est importante pour Benify. Nous garantissons que les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles en tout temps sont prises et que nous suivons les règles de base généralement acceptées et les cadres légaux pour la protection des données personnelles. Cela signifie que les données personnelles, par exemple, sont protégées contre les accès sans autorisation, les changements ou dévastation. Afin d’atteindre une approche stratégique et structurée en ce qui concerne la sécurité de l’information, Benify dispose d’un système de gestion de sécurité de l’information entièrement conforme à la norme ISO/IEC 27001 qui répond aux contrôles de sécurité administratifs et techniques. Benify est par conséquent certifié ISO/IEC 27001 :2013. Le processus de certification a été réalisé par un organisme de certification indépendant qui a lui-même été accrédité par un organisme de certification. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page ‘Sécurité’ disponible sur le site internet de Benify.

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Cookies

Benify utilise cookies sur notre site internet pour que les utilisateurs puissent apprécier la meilleure expérience en ligne.

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Marketing & Communication
Benify fournit des remises de grande qualité appelées les BenifyDeals et les communique à ses utilisateurs par email. Ce type de communication de la part de Benify est considéré comme du marketing direct et, par définition, requiert le consentement des utilisateurs (opt-in). Le consentement pour les BenifyDeals sera recueilli lors de votre première connexion. Si vous ne donnez pas votre consentement, vous ne recevrez aucune communication liée aux BenifyDeals. Chaque utilisateur a la possibilité de retirer son consentement (opt-out) à n’importe quel moment dans le portail Benify ou directement depuis un email reçu.


Révision

Cette politique sera contrôlée en permanence et sera soumise à un examen annuel. Le propriétaire du document est responsable pour l’examen annuel. Dans le cas d’incidents graves récurrents, il peut y avoir des examens supplémentaires.

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